Event manager – jeden z 10 najbardziej stresujących zawodów

Planowanie eventów wielu osobom kojarzy się z łatwym i przyjemnym zajęciem. Wybierasz miejsce, zapraszasz gości, organizujesz oprawę wydarzenia, ostatecznie przyjmując gratulacje za doskonale wykonaną pracę. Cóż, nie do końca tak to wygląda…

Event manager – dużo stresu i…

Być może powyższy opis trochę Cię przeraził, ale czy wiesz, że event manager jest w pierwszej dziesiątce najbardziej stresujących zawodów na świecie?! Nie bez powodu. To praca pod ciągła presją, wymagająca pełnego zaangażowania, doskonałej organizacji, umiejętności radzenia sobie w stresujących sytuacjach. Przez całą dobę jesteś pod telefonem, musisz liczyć się z dalekimi, czasem kilkudniowymi wyjazdami. Jeśli nie nauczysz się żyć i pracować w tak zmiennych warunkach, w najlepszym wypadku grozi Ci wypalenie zawodowe.

Event manager – porady dla ekspertów

Poniżej kilka przydatnych rad, jak zorganizować swoją pracę, aby uzyskać jak największą kontrolę nad codziennymi obowiązkami, a co za tym idzie – odzyskać spokój wewnętrzny.

Chcesz osiągnąć sukces? Zacznij od siebie

Jeśli chcesz dobrze wykonywać swoją pracę, musisz zadbać w pierwszej kolejności o siebie. Nie chodzi tu ścisłą dietę, siłownię i zabiegi w SPA raz w tygodniu. Chodzi o podstawowe nawyki, które wpływają na Twoje dobre samopoczucie. W zamian dostaniesz zapasy energii, a w tym zawodzie to niezbędne.

• Wysypiaj się – organizmu nie oszukasz, musi mieć czas na regenerację, aby pracować na pełnych obrotach.
• Relaksuj się – znajdź sposób na odreagowanie stresu. Joga, basen, spacery czy jakakolwiek aktywność, która działa odstresowująco.
• Pij – wodę, dużo wody 😉
• Jedz – przy natłoku obowiązków i stresie to normalne, że nie czujesz głodu. Ale uwierz – tak daleko nie zajedziesz. Aha! I pamiętaj, że kawa to nie śniadanie.
• Czuj się atrakcyjnie – jesteś leaderem w organizacji tego wydarzenia, więc inni wyczuwają Twoją pewność siebie. Im więcej zrobisz, aby ją wzmocnić, tym lepiej.

Organizacja pracy – jedyny sposób, aby nie zwariować

Pracuj w zespole

To podstawa. Jeśli masz zaufanych, zdolnych pracowników – gratuluję. Jeśli nie, poświęć czas na zbudowanie zespołu, na którym będziesz mógł polegać w każdej sytuacji. Wdrażaj nowych pracowników podczas pracy przy mniejszych projektach. Nigdy nie powierzaj „świeżym” osobom zbyt odpowiedzialnych zadań! Metoda małych kroków jest najlepsza, jeśli zależy Ci na dobrej reputacji.

Stwórz listę zadań i harmonogram

Sporządź jedną główną listę zadań związanych z eventem, podziel ją na etapy, przypisz każdemu zadaniu datę zakończenia, przydziel osobę odpowiedzialną za wykonanie zadania. Harmonogram, jak i lista zadań powinny być dostępne dla wszystkich pracowników związanych z eventem. Przynajmniej raz w tygodniu (przed wydarzeniem nawet kilka razy dziennie) sprawdzaj, czy wszystko idzie zgodnie z planem.

Zabezpiecz się przed klęską

Wszyscy podwykonawcy, z którymi współpracujesz powinni wiedzieć o karze, jaka ich czeka w przypadku niewywiązania się z wykonania zadania w określonym terminie. Pilnuj tego, aby umowy zawierane z podwykonawcami zawierały taką informację. Wizja dużej kary finansowej działa bardzo dyscyplinująco.

Bądź w stałym kontakcie…

…ze zleceniodawcami, sponsorami, dostawcami. Tydzień oraz dzień przed wydarzeniem zadzwoń i zapytaj, czy czegoś nie potrzebują. Nie ma nic gorszego, niż przykre konsekwencje niedopowiedzeń w dniu eventu.

Deleguj zadania

Nie zrobisz wszystkiego samodzielnie. Jeśli nie ma potrzeby Twojej interwencji, przekaż obowiązki swoim pracownikom.

Bądź jak MacGyver

Przygotuj się na nieoczekiwane sytuacje, bo takich nie unikniesz. Będziesz spokojniejszy, jeśli w Twoim zasięgu znajdą się taśma klejąca, rolka do czyszczenia ubrań, odplamiacz w sztyfcie, baterie, powerbank, miętówki, igła i nitka, nić dentystyczna, bezbarwny lakier do paznokci itp.

Uspokój się

Nie zastanawiaj nad podjętymi decyzjami, nie zmieniaj w ostatniej chwili wszystkich koncepcji – pamiętaj, że im bliżej wydarzenia, tym większa panika, nie tylko w Twojej głowie, ale u wszystkich osób związanych z eventem. Wysłuchaj ich obaw, weź głęboki oddech i zapewnij, że wszystko jest pod kontrolą. A potem sam w to uwierz.

Event manager – refleksja na koniec

Organizacja eventów nie jest prostym zadaniem. Od pierwszych koncepcji do spektakularnego sukcesu każdego event managera dzieli długa droga pełna niespodziewanych sytuacji. Najważniejsze to zaakceptować fakt, że nie wszystko można mieć pod kontrolą. Pozostaje przygotowanie się na różne scenariusze i wyuczenie szybkiego reagowania. Firmy, które kiedykolwiek organizowały eventy we własnym zakresie, wiedzą, jak trudne jest to zadanie. W myśl powiedzenia „czas to pieniądz”, może warto wziąć pod uwagę zlecenie organizacji ważnego eventu doświadczonym specjalistom, a czas i kompetencje pracowników wykorzystać do działań zwiększających zysk firmy?